Скорей всего никто не станет спорить о том, что меньше всего нам хватает времени, а услышав такую пафосную фразу как, «самый дорогой товар – время», скорей всего вы как минимум станете важно кивать или перескажете эту же мысль каким-нибудь другим афоризмом. В наше люди написали много книг и еще больше статей на столько много, что это превратилось в банальный копипаст. И мы не будем изобретать велосипед, а просто вкратце еще раз напомним о самых важных постулатах тайм-менеджмента.
1. Существует несколько техник планирования. Одна из самых популярных и активно продвигаемых, в частности Бодо Шефиром, это Матрица Эйзенхауэра. Тридцать четвертый президент США выделил четыре критерия по их важности и условно назвал А, Б, В, Г.
a. Задачи А. Важные и срочные. Например, критические ситуации, проекты с «горящим» сроком, сессия. Эти проекты мы должны выполнять в срочном порядке, без промедления.
b. Задачи Б. Важные, но несрочные. Например, стратегическое планирование в бизнесе, личностное развитие, контрольная работа на следующей неделе. Задачи данного типа можно и даже нужно выполнять по частям, иначе к определенному сроку они перетекут в квадрат А. Кому нужен лишний стресс?
c. Задачи В. Неважные и срочные. Например, спонтанные просьбы или поручения «сделать что-то сейчас и быстро», не относящиеся к вашим непосредственным обязанностям. Их надо избегать и лучше перепоручать.
d. Задачи Г. Неважные и несрочные. Это мелочи, отнимающие время (перекуры, «пустая болтовня», «болтовня» по телефону, просмотр сериалов - поглотители времени). Необходимо стремится устранить такие дела навсегда из своей жизни.
Мой подход немного другой. У меня есть пункты А и Б, но нет В и Г. Я не считаю, что неожиданные просьбы, случайности и прочую мелочь можно как-то спланировать. Все эти маленькие «убийцы времени» являются просто неотъемлемой частью нашей жизни их невозможно предсказать, а иногда они являются просто физиологической потребностью, которую не пересилишь. Поэтому просто не вношу в свой список задач. Так же у меня есть квадрат/пункт R, где я планирую свои развлечения.
Диаграмма Ганта — не самая моя любимая техника. Каждая линия в диаграмме представляет один процесс, наложенный на шкалу времени. Задачи и подзадачи, составляющие план, размещаются по вертикали, по горизонтали задается временная шкала. Начало, конец и длина отрезка на шкале времени соответствуют началу, концу и длительности задачи. Используя этот метод можно оценить весь процесс визуально, сравнить реальный ход и планируемый.
Список задач или to do list. Старый добрый листочек с простым планом дня, где все лаконично и точно.
2. Используйте принцип Парето или принцип 20/80. Звучит он так: «20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий — лишь 20 % результата». Допустим вы имеете десять задач на сегодня. И только две из них являются действительно важными, а большинство остальных будут решены легче, если будут решены наши столпы.
3. Используйте хронометраж. Засеките, сколько времени вы добираетесь от дома и до работы, какой путь быстрее. Сколько вы затрачиваете на просмотр сериалов, компьютерные игры и т.п. Посмотрите и ужаснитесь, на что вы тратите свое время. На основе своего исследования вы должны будете сделать правильные и очень интересные выводы.
4. Помните о цели. Как корабль не может двигаться без навигационных приспособлений (ибо он будет просто дрейфовать по океану), так и человек не может без цели (ибо он будет тоже «плыть по течению», и от него не будет зависеть где он окажется). Так, что имейте цель: на каждый день, неделю, месяц, год, пять. Расставляйте приоритеты, делайте то, что важно вам, а не другим людям, проявите чуточку эгоизма. Всегда добивайтесь своей цели, выполняйте планы, победители всегда добиваются своего. Вы же победитель?